Aclaraciones sobre la suspensión provisional de la Instrucción sobre legalización de libros de los empresarios
Como continuación a la noticia publicada ayer sobre la suspensión provisional de la instrucción sobre legalización de libros de los empresarios, tenemos que aclarar ciertos aspectos que están generando confusión y división de opiniones “no sólo a nivel doctrinal o entre los empresarios para darle cumplimento, sino también entre los propios Registros Mercantiles, que han seguido distintas interpretaciones”, como menciona el Auto Nº 84 del TSJM.
Empecemos por exponer el artículo 18 de la Ley 14/2013 sobre legalización de los libros:
1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.
NOTA: El procedimiento de legalización de los libros seguirá siendo el mismo, teniendo que cumplir con los plazos marcados por la ley: ANTES DE QUE TRASCURRAN CUATRO MESES SIGUIENTES A LA FECHA DEL CIERRE DEL EJERCICIO. Es decir que aquellas empresas cuyo cierre de ejercicio se produce el 31 de diciembre, deberán llevar los libros con fecha tope el 30 de abril.
Se podrá seguir revisando para su legalización los libros en soporte papel o electrónico, como se venía haciendo hasta ahora y, bajo los mismos plazos. El auto nº 84, dice al respecto: “Y todo ello es así por los siguientes motivos:
1) (…)
2) Porque según la resolución de la DGRN de 5 de agosto de 2014 parece que ya muchos de los Registros Mercantiles en la aplicación práctica del art. 18 de la Ley 14/2013 han continuado haciendo posible la legalización de los libros de los empresarios tanto en papel como, para aquellos que lo han estimado conveniente en soporte electrónico, por vía presencial o telemáticamente.
RESUMEN:
De la Instrucción se desprende que los libros pasarán a ser legalizados e incorporados a los ficheros del Registro Mercantil. “Debido a la ineficiente regulación contenida en la Instrucción por la ausencia de protocolos para evitar un uso indebido de la información confidencial y/o privilegiada por parte de los Registradores y demás personal del Registro Mercantil sin protocolo de actuación para evitarlo. Por lo que se desprende un gravísimo riesgo de que esa misma información confidencial y privilegiada caiga en manos de terceros”.
Por este motivo, el TSJM ha decidido suspender provisionalmente esta instrucción y evitar así que se produzcan daños irreparables, pero, insistimos, con la suspensión de la instrucción los empresarios no deberán dejar de cumplir con sus obligaciones en materia de llevanza y legalización de libros que les impone la normativa mercantil, sino únicamente se dejará sin aplicación temporalmente la Instrucción hasta que recaiga Sentencia. Por ello, dicha suspensión solamente tiene como efecto práctico que los empresarios podrán seguir presentando los libros para su legalización tanto en formato papel como electrónico y de forma presencial o telemática, así como la legalización de los libros físicos en blanco (antes de su utilización), tal y como parece que se ha venido aceptando por la mayoría de los Registros Mercantiles hasta la publicación de la Instrucción.
NOTA DE ÚLTIMA HORA: Nos acaban de comunicar desde la Dirección General de Registros y del Notariado que se ha recurrido por el Ministerio de Justicia, en reposición, el auto del TSJM por el que se suspendía la instrucción de legalización de libros societarios y que por tanto el auto no es firme, estando aún en vigor la instrucción.